Tag Arkiv: projektledning

Kombinera projektledning och gamification

15 Mar

Gamification är en trend just nu, så även agila arbetssätt (Lean, Kanban och Scrum för att nämna några). Bland annat Gartner (deras bloggnätverk är helt suveränt) skriver mycket om att kunskap inom dessa områden något man mer eller mindre ”måste” besitta om man ska kunna verka inom området business analysis i framtiden.

Jag har spanat lite efter verktyg som kombinerar gamification (badges, poängtavlor och sånt) med projektarbete och projektledning då jag tycker det är en kombination som är extremt tilltalande för den personliga utvecklingen, teamets sammanhållning och visualisering under projektet. Jag har inte hittat något verktyg jag tycker är optimalt men utan att ha gjort något djuplodande test så är RedCritter Tracker helt klart tillräckligt intressant för att jag skulle kunna tänka mig att pröva det (på i alla fall) ett internt projekt. Tänk vad man skulle lära sig inom ett team och vilka möjligheter till att verkligen skapa social CRM (customer relationship management) när man sen känner sig redo att applicera det mot (rätt) kund.

RedCritter Tracker fungerar så att du sätter upp ett projekt och din profil. Du kan ange t ex specifika kompetenser och kopplingar till sociala medier. Det finns en app jag inte har testat men positivt att jag slipper en inloggningstjänst i vardagen, det är rätt tänkt.

Profile page RedCritter Tracker

Det går att ställa in specifik terminologi som används inom projektet/företaget.

Terminology settings RedCritter

Du kan även ställa in antalet sprints och nivå på prestation.

Customize sprints

Det finns 50 olika ”badges” man kan vinna som standard, vissa finns det fler av och andra kan endast en person inneha. Dessutom kan man sätta upp en ”reward store” där priser kan köpas för de poäng man samlat via badges. Och det är väl egentligen det jag ser som mest problematiskt då man pratar om ”dollar value” och exempel som utgår från att en person skulle kunna ”rewarda” sig till en ipad 2. Det vore extremt coolt om ett företag gick all in och satte upp ett system där det var möjligt att få en ordentlig belöning (givetvis kopplat till rediga arbetsinsatser), men också ett antal mindre saker man skulle kunna köpa, typ ett par hörlurar eller en lunch etc etc. Möjligheterna är oändliga.  Men jag tror även på annat än finansiella belöningar i projekt. Jag kan se att den här typen av metodik är relevant även för mindre projekt där det kanske inte finns budgetar för belöningar så hade föredragit om det var mer fritt att sätta upp belöningssystemet och inte nödvändigtvis var så fokuserat på köp/sälj i konkret valuta.

Det ska sägas att RedCritter Tracker är en tjänst som kostar $ 5,99 användare/månad så det krävs ett bra business case och planering innan.

Sammanfattningsvis så kan man konstatera att den här typen av produkt inte direkt är lämpad för att recensera utifrån att endast jag provat den, men skulle mer än gärna applicera det på något arbete jag gör utifrån det jag sett. Ett konsultbolag skulle t ex kunna låta anställda tävla mot varandra och det skulle öppna upp och synliggöra olika kompetenser och prestationer inom ett bolag. Lite vouchers, någon kurs och eventuellt ett större pris (typ en ipad eller kurs) skulle vara enkla och tämligen billiga pris i förhållande till vad man får ut. En chef skulle kunna dela ut extrapoäng för en merförsäljning. Inom ett projekt kan det användas för att inspirera, uppmuntra och synliggöra insatser som kanske inte alltid lyfts upp eller framförallt glöms bort. Får man det att flyta inom organisationen kan man ta det vidare och se hur det skulle kunna appliceras på mot kund eller till och med säljas som implementationsprojekt.

Det här är definitivt en form av gamification gone business som vi kommer se mer av i framtiden.

Etiketter:, ,

Ta semester under ett projekt – inte efter det

16 Dec

I veckan insåg jag att jag förmodligen inte kan åka iväg på en planerad semester. I alla fall inte så många dagar som det var tänkt. För det ligger mitt i ett pågående projekt.

Nu på morgonen dök en artikel upp om att det är under projekt vi borde åka på semester, inte efter dem. Semestern behövs (oftast) inte för att hålla oss motiverade, däremot behövs semestrar för att ladda batterierna och höja energinivån. Vilket tenderar att vara som mest välbehövligt mitt uppe i ett projekt.

Personligen har jag lätt att hamna i ”semester-mellan-projekt-fällan”. Det här får bli dagens inspiration.  Så semestern är tillbaks i planeringen igen.

 

Etiketter:

Sveriges 100 bästa sajter

16 Nov

Igår korade internetworld Sveriges 100 bästa sajter. De noterar att de flesta verkar satsa på att förädla och förbättra det existerande snarare än att utveckla. Så ett extra mycket grattis och heja tycker jag vi ska säga till Riksdagen som vann pris för bästa myndighetssajt… trots att den bara är i beta-version ännu. Utvecklingen av sajten har man kunnat följa i en utvecklingsblogg. Där har man delat med sig av (bland annat) arbetet med layout, tillgänglighet och komponenter i bygget. Öppet och inspirerande!  Fler goda exempel på att dela med sig av förändringsarbeten är Örebro kommuns blogg om vägen till ett nytt intranät och Upplands-Bro kommuns resa mot ett kundcenter.

Heja er!

 

Etiketter:, ,

Tillåtna och förbjudna ord i en projektledares vokabulär

15 Nov

Varför? Varför? Varför? Det är frågor en projektledare behöver ställa ofta! ofta! ofta! när det gäller kravställan och införande av nya förändringar. Inte bara sådana av teknisk art. Helen Kreutz Bolander har skrivit ett bra blogginlägg om vikten av rimliga krav och det som borde vara ”förbjudna” ord i upphandlingar. Utöver hennes läsvärda blogg så finns Helen även på twitter.

För varför är ett bra ord. Om man inte är en småbarnsförälder med ett barn som har det som enda ord i sitt vokabulär vill säga. Men för oss andra så håller jag fast vid att det är ett bra ord. Vi fokuserar så lätt på mål och teknik. Men det är vid innehållet jag tycker man bör stanna upp. Varför vill vi ha saker och ting på ett visst sätt? Är det för att jag har läst om att det är den senaste trenden/funktionen eller att det fungerat så otroligt bra i en annan organisation? Eller för att utifrån min vardag så skulle en sådan funktionalitet underlätta mitt arbete? Valet mellan dem är inte självklart för det finns gärna en uppfattning om hur vi bör arbeta. Vägen dit däremot kanske inte är aktuell för oss.

- Jag vill ha RSS-funktionalitet på intranätet!

- Varför? 

- För att jag aktivt vill välja vilka nyheter jag vill prenumerera på! 

- Jaha, därför! Då fixar vi det!

När jag vet varför så kan vi ställa krav mot kostnad och göra en prioritering.

- Jag vill ha ett enkelt system!

- Jag vill effektivt följa upp verksamheten! Och lätt!

- Jag vill automatiskt kunna delegera uppgifter! Och snabbt ska det gå! 

Ni förstår själva problematiken. Vad är egentligen ”snabbt” för oss? Vilken typ av uppföljning är det du behöver, vad ska du använda informationen till? Det här är sådana frågor som vi behöver ställa när vi hör dem. Annars kan man ställa till det rejält för sig om man inte tar reda på de här sakerna.

För det är när vi tillsammans diskuterar varför som vi tar ett steg i riktningen mot kvalitets- och ledningsförbättringar. Och som bonus så får vi mycket gladare utvecklare som ju faktiskt inte kan läsa våra tankar om vad som är lätt, enkelt och effektivt. För så är det. Nästan alla kan lite om IT. Men IT kan oftast ingenting om verksamhet.

 

Etiketter:, ,

Framtidens interaktionsdesign börjar i våra händer

14 Nov

Den här artikeln har jag läst säkert 10 gånger de senaste dagarna. Om varför framtidens interaktionsdesign börjar i våra händer. Läs, läs, läs! Så oerhört bra beskrivet om att vi behöver se bortom behovet och tekniken och se mer till våra färdigheter och förmågor. Vi kan designa precis vad som helst men om människan bakom tekniken/behovet inte använder sig av det så är det egentligen helt meningslöst.

Before we think about how we should interact with our Tools Of The Future, let’s consider what a tool is in the first place.

I like this definition:   A tool addresses human needs by amplifying human capabilities.

That is, a tool converts what we can do into what we want to do. A great tool is designed to fit both sides.

In this rant, I’m not going to talk about human needs. Everyone talks about that; it’s the single most popular conversation topic in history.

And I’m not going to talk about about technology. That’s the easy part, in a sense, because we control it. Technology can be invented; human nature is something we’re stuck with.

I’m going to talk about that neglected third factor, human capabilities. What people can do. Because if a tool isn’t designed to be used by a person, it can’t be a very good tool, right?”

Etiketter:, , , ,

Att förbereda en workshop om krav

31 Okt

Imorgon ska jag och mitt projektteam ha en workshop med fokus krav(fångst). Det vill säga, vi ska dokumentera/fånga in vilka behov användarna har för att kunden därefter ska kunna hitta/beställa en produkt som löser detta. För att generalisera vad en projektledare gör.

Jag tänkte berätta lite hur jag förbereder en sådan workshop som ovanstående uppdrag kräver. Det här må låta väldigt it-specifikt men jag skulle vilja sticka ut hakan och säga att detta är ett förhållningssätt (iaf) alla större verksamhetsprojekt behöver mer av. Vad är det vi behöver och varför? Att arbeta enligt agil metodik (Scrum/Kanban/Lean) är nästan en förutsättning för moderna projektledare . Det fina i kråksången är att det inte handlar om metodiken främst (i mitt tycke) utan om själva förhållningssättet och förmågan att realisera det, vilket varje projektledare av kvalitet har. Oavsett vilken metodik ”vi” är vana vid.

I det här specifika fallet har vi genomfört en tidigare workshop där vi använt fördomsprofilering/personas/målgruppsanalys och identifierat en rad roller i organisationen samt vad de gör. Nu ska vi försöka fastställa vad de egentligen behöver och varför utifrån målet.

För att genomföra allt detta ovanstående har jag idag:

  • Identifierat vad som är vår SRARR. Vilket står för att definiera Syfte, Resultat, Arbetsgång, Roller, Regler och presentera det på workshopen.
  • Förklara varför vi kravställer och vad ett krav egentligen är. Visualisering och exemplifiering is the shit i detta fall. Och här finns det oändligt med bra material såväl internt som ute på the internetz. Jag lovar.  Men vad du än gör, visualisera.
  • En kort sammanfattning över de fördomsprofileringar/personas/målgruppsanalyser som framkom på föregående workshop.
  • Arbetsgången blir att det finns två rum med ett antal ”byggplast” uppsatta i varje rum, på varje byggplast finns ett funktionsområde som grupperna ska kravställa.
  • Slutligen sker någon form av sammanställning och berättelse över hur resultatet kommer återkopplas och dokumenteras.
  • Dokumentationen sänds ut. Inom ett par timmar från workshopen via mindmapping-program samt ett mer detaljerat schema i Excel. Jag älskar dokumentation ”på väggen” under ett möte, men jag vill också hävda att du också bör få ner den digitalt. Här är jag lite motståndare/bakåtsträvare till det agila men ofta är min erfarenhet att det du gör behöver spridas utanför ”kretsen”. Så ta höjd för det direkt.

Som förberedelse idag har jag därför:

  • Gjort en presentation i powerpoint. Ppt:en innehåller en SRARR och visualisering av kravarbetet. Här förklaras varför vi gör det vi gör och hur det ska gå till.  Och genom en SRARR vad jag förväntar mig.
  • Klippt till byggplasten som ska användas med hjälp av en kollega.

Som projektledare är det lite olika hur mycket erfarenhet man har på kundens område och verksamhet. Men oavsett hur mycket eller lite man kan om en verksamhet så tycker jag att en nyckelfaktor för mig som projektledare är att genomföra en workshop i ”teorin”. Det innebär att jag alltid sätter mig ner och försöker identifiera det jag tror kommer hanteras under workshopen och pröva det jag arbetat fram ”praktiskt”. På så sätt är du så mycket mer förberedd för vad som kommer hända.

 

 

Sist av allt så tar jag min hatkärlek i hand och går hem för kvällen. Och med hatkärlek så menar jag (rull)väskan med all byggplast, post-its, prioriteringar och pennor och så vidare. Jag älskar att det finns en väska som samlar allt jag behöver för en avancerad workshop, jag behöver aldrig oroa mig över att lappar är slut eller att byggplasten håller på att ta slut. Jag kan bara hämta ut en väska med det jag behöver. Men kan vi tala ut om det här att det är en r u l l v ä s k a?!

Etiketter:, , , ,

Stora glömmardagen

31 Okt

Back in business i projektrummet på kontoret. På dagens agenda står:

  • Scenarioanalys över vad som ska ske vid en dubbelriktad integration mellan två system.
  • Förbättringar av en existerande kravspecifikation.
  • Förbereda en kravfångstworkshop som ska genomföras under veckan.
  • Tidrapportering. För hela månaden. I Excel. Fast som min kollega identifierade, deadline är nog inte förrän vid midnatt.

Irritationsmoment nummer ett är att jag glömde mitt passerkort så jag kommer i princip ingenstans i den här Pentagon-byggnaden som jag jobbar i.

Irritationsmoment nummer två är att jag glömt laddaren till mobilen och omkopplaren mellan hörlurarna och mobilen så jag kan inte använda det som headset. Första nackdelen med nya lurarna – de funkar inte till alla telefoner utan måste för vissa (exempelvis min jobbmobil) ha ett extra tillbehör.

Etiketter:, , ,

Att bedriva videomöten, webbmöten och telefonmöten

24 Okt

Vi måste prata om det här med möten som inte sker fysiskt. Det vill säga alla former av möten via telefon, video, webb och sånt. De senaste två veckorna har jag suttit i ovanligt många olika former av sådana vilket  gjort att jag funderat extra på området. Jag tycker att det finns ett lite väl okritiskt hyllande av det här med mötesformer på andra sätt än att sitta i samma rum. Så jag tänkte ge min syn på saken och gräva ner mig lite i de olika mötesformerna.

Möten. Att sitta i möten. Det är något jag tycker vi överlag borde ägna oss betydligt mer tid åt att fundera över och effektivisera. Jag tror att de flesta organisationer skulle må bättre och få mycket nytta av att se över sina mötesformer. Jag tror vi skulle få ut väldigt mycket av att korrigera väldigt lite.

Generellt sett tycker jag det inte är tekniken det är fel på utan att vi har dålig möteskultur. Vilket inte är speciellt konstigt för hur många av oss har egentligen fått en utbildning i hur man bedriver effektiva möten? Jag gick min första kurs detta år. Sen har jag i och för sig gått kurser i olika mötes- och workshopmetoder under åren men ändå. Möten kan vara otroligt ineffektiva. Och problemet är ju lite att det räcker inte att utbilda en utan här måste vi ha ett helhetsgrepp och en ömsesidig uppfattning.

Jag har letat en hel del efter litteratur om hur man bäst bedriver möten när man har deltagare via andra kanaler. Men jag tycker det är ett bristområde. För helt klart är att ett möte där man inte har alla deltagare i fysisk form behöver bedrivas på ett annat sätt. Hur vi pratar och beter oss kan inte ske likadant som när vi har alla i samma rum. Men det är det få som talar om.

Telefonmöten

Med telefonmöten menar jag ett möte där en eller flera deltagare ringer in.  Häromdagen ringde jag till exempel in till ett möte där vår Sverige-chef höll en information. Det fungerade i stort sett alldeles perfekt. Jag kunde gå runt hemma och städa medan jag lyssnade på informationen. Ljudet var högt och tydligt och jag fick samma information som de i mötena. Så i fall när man enbart ska lyssna tycker jag telefonmöten fungerar väldigt bra.

Nackdelarna är att mötesledaren tenderar att glömma bort de på telefonen. Syns du inte så hörs du inte och så vidare. Språk och tal hos mötesdeltagaren är sällan (enligt min erfarenhet) anpassade utifrån att deltagare inte ser ledaren. Det visas powerpoints och/eller så hör deltagaren inte vilka frågor som ställs hos deltagarna och moderatorn/ledaren upprepar dem inte. Men ändock. Ska det enbart ges en information rakt ut så tycker jag telefonmöten är en bra form. I ett tidigare liv var jag kommunal tjänsteman. Då hade det varit perfekt att ta till sig exempelvis ett budgetfullmäktige via att lyssna i telefonen (de flesta sådana livesänds dock). Eller ett ”månadsbrev” från kommundirektören till exempel.

Videokonferens

Jag hade en videokonferens precis nyligen. Med videokonferens menas att det finns en färdig lösning för att visa olika rum med personer. Rummet är riggad med en stor tv med video och högtalare.

I mitt fall var vi var max tre personer på ”varje sida kameran” och med dubbla skärmar. På ena skärmen såg vi personerna i andra lokalen och på den andra det dokumentet (i det här fallet Excel) som vi skulle gå igenom. Antalet deltagare var relativt begränsat, ämnet specificerat och bra utrustning gjorde att detta fungerade ganska klockrent. Ljudet ljöd perfekt och även om dokumentet stod i fokus så var det ytterst uppskattat att vi såg varandra samtidigt. Att se varandra samtidigt som ljudet är bra minimerar risken för att prata i munnen på varandra.

Jag tycker videomöten fungerar riktigt bra så länge kretsen personer är starkt begränsat och dagordningen för mötet väldigt tydlig. Avstämningar utifrån existerande dokumentation fungerar och likaså att t ex två projektledare/medarbetare kör en avstämning. Att leda möten på det här sättet är däremot min erfarenhet att det fungerar sämre. Att det fungerar bygger på att alla behöver delta, men så fort det innebär presentation och länge monologer så är det (nästan) enbart dåligt. Då tappar man all dynamik som det fysiska mötet ger och kräver.

Webbmöten

Med webbmöten menar jag att det finns ett fysiskt möte men personer kan också ansluta sig och via högtalare/telefon och se ”samma skärm” som de i det fysiska mötet. Jag tror att det vanligaste är att en powerpoint visas och mötesledaren pratar runt. Och man ansluter sig via datorn. Det här är nog den mötesform jag är mest skeptisk mot. Min erfarenhet är att det alltid blir cirka 10 minuters försening innan mötet kan starta. Det är banne mig alltid teknikstrul. Mötesledaren tenderar att anpassa minst 70% tiden utifrån personerna den har framför sig snarare än att leda mötet som om det är deltagare även ”utifrån”. Och det som är det värsta är att man aldrig vet hur bra man hörs när man ska delta som ”distansdeltagare”. Hör de varje ord jag säger? Möten via datorer har också nackdelen att rummet sällan möbleras utifrån att även de som ansluter via extern koppling ska höras. Jag kan vara glad om jag hör vad 50% av rummet säger. Allt annat är ett mummel. Dessutom känns det ofta som att jag är exkluderad snarare än inkluderad i mötet. Som mötesledare brukar jag alltid känna en ganska stor osäkerhet för att det är svårt att få till en dynamik och ovanpå det veta om den tekniska kvalitén är tillräckligt bra.

Såna här möten anser jag bör bedrivas i extremt liten form. Ett lyckat exempel är häromveckan när jag och en leverantör gick igenom en kravspecifikation. Då gick vi igenom krav för krav och allting dokumenterades direkt i dokumentet. Det var ok för vi var få deltagare och ämnet tydligt. Men ett vanligt projektmöte som webbmöte? Jag säger nej tack.

Sammanfattning

Möten på distans kan absolut fungera är min erfarenhet. Men det ställer krav på oss projektledare att vi faktiskt planerar ett distansmöte i mycket högre utsträckning. Distansmöten är inte per automatik ”praktiskt”… men det kan faktiskt vara väldigt effektivt. För om vi är få personer och träffas fysiskt så gillar vi att prata om ganska mycket annat, ett distansmöte tvingar oss mer att vara ”effektiva”. Men ju fler personer inblandade desto sämre kvalitet får vi på mötet anser jag. Personer som ansluter till mötet deltar inte för det är helt enkelt för mycket osäkra parametrar.

Etiketter:, , , ,

Men jag skulle ju aldrig bli en sån konsult!

20 Okt

Som motvikt till mitt föregående mysinlägg som sken av rosa lyckomoln så vill ta tillfället i akt och berätta om dagens största rookie-misstag. Ett oförlåtligt sådant. Det jag gjorde idag var på inga sätt acceptabelt och jag kan inte förstå att jag stod där och gjorde det.

Det som hände var att jag redovisade ett exempel på hur en målgruppsanalys går till och vad den metodiken hjälper oss att identifiera. Och när jag kom till den punkten att jag berättade om en påhittad medarbetare på den påhittade organisationen (för att exemplifiera) så pratade jag om att denna ”tyckte det var sjukt praktiskt med Dropbox” i förbigående. Sen fortsatte jag utan att förklara vad Dropbox egentligen är. Jag förklarade bara att personen var väldigt 2.0. Samtidigt som jag lite då och då hänvisade till begreppet Dropbox. I slutet av workshopen var det någon som fantastiskt nog förklarade att denna inte visste vad Dropbox var.

Hur dum kan jag bli som projektledare?! Jag som aldrig brukar göra sådana nonchalanta antaganden. Som aldrig brukar använda förkortningar eller engelska uttryck. Och så gör jag ändå så.

Lär av mitt misstag. Förkortningar och antaganden om någon annans kunskap är inte ok. Förkortningar och terminologi fungerar enbart om det visar att du har satt dig in i den specifika verksamheten du står inför… aldrig om du försöker plocka stilpoäng eller du tror att du är skicklig på ditt egna område och termer är ett sätt att bevisa det. Att vara skicklig på sitt område som projektledare är att (bland annat) kunna prata på det språk som mottagaren använder. En skicklig projektledare kan till exempel uppfatta situationen och tolka behovet och översätta det till mottagarens taxanomi/språkbruk. Även om det i vårt sinne heter Lean/Scrum/Backlog/Sprint eller vad det nu kan vara. Jag tänker sticka ut hakan och påstå att IT-branschen är sjukt dålig på det här området. Vi älskar att sprätta omkring med pretentiösa termer och modeller.

Usch. Fel av mig helt enkelt. Jag ber om ursäkt. Vilket jag också sa till gruppen. Och det här med att kunna be om ursäkt för saker och ting är en sak som är väldigt viktig för mig. Jag tycker att ganska få personer faktiskt gör det. Varför är det så himla dramatiskt egentligen? De fyra magiska orden ”jag ber om ursäkt”.  Men det kommer jag ta upp i ett annat inlägg.

 

Etiketter:, , , ,

5 finfina grejer med min dag som konsult

20 Okt
Finfina grejer med min dag (utan inbördes rangordning):
  1. Första workshopen på ett omfattande kravfångstarbete som ska bedrivas under hösten. Metodiken för dagen var målgruppsanalys via att (till viss del) fördomsprofilera fram en rad personas. Vilket gruppen gjorde otroligt bra och det fanns en genuin värme i alla karaktärer som togs fram. Resultatet blev så otroligt bra och kommer bli mycket användbart framöver. Som konsult stöter man då och då på arbetsgrupper som inte trivs helt bra ihop, och som inhouse har jag jobbat i en del såna grupper. Dagar som denna (vilket lyckligtvis är de allra flesta dagar) är helt fantastiska, när man ser ett team som har genuin stolthet för sin yrkesroll och en trivsel med varandra som de bidrar till att skapa genom respekt och högt i tak. Nu är det upp till oss i projektet att bibehålla den här entuiasmen, för kommande workshops i en kravfångst är inte lika tacksamt roliga.
  2. En av mina kollegor anslöt idag till ett av projekten jag arbetar med och jag ser så mycket fram emot det arbete som vi i den trio vi nu består av kommer att genomföra tillsammans. Det känns som om vi är ett team där alla tre är väldigt kompetenta på det vi gör och alla tre är personligheter som verkligen tar ett ansvar, är måna om helheten samt de leveranser och relationer man har i ett projekt. Affärsmannaskap är verkligen en egenskap jag sätter i toppskiktet över viktiga egenskaper man ska ha som projektledare och definitivt som konsult. Har du det så är det projektets bästa som är i fokus och aldrig några dolda agendor (i värsta fall) eller felaktiga uppfattningar om att det är den egna prestationen som ska vara grundbulten. Att jag får en stor avlastning är en stor sak – men den trygghet jag känner över att det dessutom inte kunde varit bättre. Den känslan. Det är en stor sak.
  3. Min nya Macbook Air har äntligen kopplat upp sig mot Time Capsule (en router och auto-back-up) och allt i min gamla dator är därmed åtkomligt. Det innebär att den gamla datorn kan skänkas vidare till välgörande ändamål och lägenheten slipper en datorbänk. En extremt ytlig glädje men genuin.
  4. Fick ett erbjudande om ett bra jobb från en organisation som spanat in mig via mina sociala kanaler och som formulerade det på ett fint och personligt sätt varför just jag skulle passa. Jag har det väldigt bra på det jobbet jag har och stormtrivs med mina kunder… dessutom känner jag att jag (som det så oklyschigt pratas om) utvecklas precis där jag är just nu. Så det är helt enkelt inte aktuellt att byta, jag är inte färdig där jag är. Det jag vill hylla som finfint är alltså inte att jag fick ett jobberbjudande, utan att jobberbjudandet fick mig att konstatera att jag inte bara har det bra på mitt jobb. Jag har det helt rätt för mig och jag trivs så himla bra. Inte hela tiden, det är inte det jag säger. Jag har såklart också veckor när projekt står stilla, livspusslet havererar, min roll ifrågasätts och frustrationen är stor. Men såna tillfällen är bara dagar, det är helhetskänslan som är den avgörande och den som definierar mina val. Och mitt val är att vara där jag är.
  5. Mitt företag ska installera Lync. Det här är lite på samma nivå som punkten 3. Det kan tyckas vara ganska ytligt och onödigt. Men att kunna kommunicera med h e l a mitt nätverk och kundkrets på ett enkelt sätt är faktiskt något jag uppskattar så otroligt. På det sättet älskar jag konsultbranschen. Jag är sjukt kritisk till teknikparken när det gäller hårdvaran i form av dator och telefon… men pratar vi mjukvara gällande de program jag har på min dator så är det nästan bara applåder. Jag får det jag vill ha när jag vill ha det och företaget genomför uppdateringar snabbt. Dessutom är jag för första gången i mitt yrkesliv fullständig systemadministratör på min egen dator. Begränsningarna sitter i policys och mitt förhållningssätt, inte i tekniken. Det ger vi betyget 5/5.  Och ett sånt betyg sätter vi inte lättvindigt.

Etiketter:, , , , , , , ,

Min dag

18 Okt

Vi har ju konstaterat att som projektledare så är någon form av möteshantering en stor del av jobbet. Idag har den dock varit lite för stor. Ett sånt mötesmarathon som jag har haft idag är något jag som regel alltid brukar undvika. Det säger sig självt att jag inte kan teleportera mig mellan två möten och sunt förnuft och respekt för andra människor gör att alla typer av nedanstående scenarior aldrig får vara en standard. Men idag gick det verkligen inte.

Ytterligare en följd av en dag som den nedan är att jag nu behöver sitta sen kvällstid och hantera det som jag normalt sett behöver hinna med och som jag hanterar mellan möten.

 

Don’t try this at work kids.

Etiketter:, , ,

IT-projektledare vs verksamhetsprojektledare

16 Okt

Projektledare inom verksamhetsutveckling med stöd av IT. Det är  typ en sån projektledare jag är just nu tror jag. Inom IT är det väldigt stort fokus på olika metoder. På gott och ont tycker jag. Jag tycker IT-branschen är lite av ett föredöme när det gäller att sätta värde i att ha ett förhållningssätt till hur man ska bedriva strukturerade projekt, inte minst genom agila metoder såsom Scrum och Kanban. Lean är en annan metodik jag tycker är otroligt tilltalande, men den vill jag hylla som en verksamhetsmodell, något Scrum och Kanban knappast är. Motbevisa mig gärna.  I veckan som gick hyllade en kollega Lean för att den visade ”slöseri”, jag skulle vilja säga att jag tycker Lean är fantastisk för den så enkelt visualiserar processer samtidigt som den har ett tydligt värdegrundsfokus.

Jag hävdar lika envist att metoden inte är det viktiga, men det som metoden hjälper till med är att ta ett strategiskt grepp om kvalitets- och ledningsfrågorna i en organisation. För det är där vi har nyckeln till framgång. Att vi på ett någorlunda standardiserat sätt hanterar och följer upp verksamhet och dess resultat. När vi har ett standardiserat sätt så kan vi också generera förändringar och resultat som är mätbara. En av IT-branschens största nackdelar tycker jag är att den tenderar att bli alldeles för teoretisk och fokuserar på vissa mallar och strukturer. Vi vill gärna beskriva lösningar och hur vi borde arbeta. Istället för att se till den verklighet vi har. Och IT har generellt alldeles för lite kompetens för att förstå och hantera verksamhet. Anser jag. En mall för en projektplan, kommunikationsplan och/eller nytto- och kostnadskalkylering betyder ju inte så mycket om vi inte fått utbildning i hur vi ska fylla i dem. Mallar tappar väldigt fort betydelse om det inte finns en värdegrund kring dem.

När jag för ett antal år sedan började som projektledare så var det inte direkt en yrkesroll eller titel. Nu finns det universitetsutbildningar och hur mycket olika certifieringar som helst inom projektledning. Det är nästan något hippt. Samtidigt gnisslar jag tänder så ofta när jag sitter med projektledare som är scrum-masters och IPMA-certifierade men de har fortfarande inte förmågan att anpassa sitt språk till den användare de har framför sig. De missar att nyckeln till att vara en lyckad projektledare är i förhållningssättet och inte i metodiken. Projektlederi bedrivs inte inom mallar och terminologi… ett genuint projektlederi bedrivs i möten mellan människor och genom att lyssna på behoven och formulera sig på det sättet som mottagaren förstår och använder sig av.

Med en bakgrund inom offentlig sektor så är en av de mest irriterande exemplen (som jag fortfarande möts av nästan dagligen) när konsulter använder engelska (i svensk verksamhet) som standardspråk för att bedriva projekt. Det är faktiskt inte särskilt svårt att ta det lilla steget extra och översätta termer som sprints, quality gates, change management och back-to-back (som jag f öv fortfarande inte fattar vad det betyder).

Nu vet jag inte riktigt vad som hände för det här inlägget skulle egentligen handla om möten och inte om metodik eller språkbruk. Men nu blev det så.

 

Etiketter:, ,

21 tips för att spara tid varje dag

7 Okt

Jag får ofta frågor och kommentarer om hur mycket tid jag lägger på sociala medier. Oftast är uppfattningen (vilket inte alls är konstigt) att jag lägger mycket tid. Och såklart att jag lägger mer tid än många andra. I snitt lägger jag ca 45-60 min per dag. Fast jag tycker inte att det är speciellt mycket tid för minutrarna handlar snarare om tid jag fyller men och som tidigare gick åt till att göra ingenting på.

Jag är riktigt bra på att vara tidseffektiv (självskattning är den bästa skattningen!). Och jag är hur nördig som helst när det gäller att hitta tjänster och lösningar som sparar mig tid. Thanh Pham på WorkAwesome är min lilla husguru när det gäller tidsbesparande åtgärder. Så spana in hans eminenta lista på 21 saker du kan göra för att spara tid varje dag. De saker som jag använder mig mest av i min egen vardag är:

  • Använd din smartphone i köer och liknande ”dötider” samt när du pendlar. Skippa att kolla Facebook och fokusera på att preppa din telefon så att du kan jobba med hjälp av den och läs nyheter/bloggar via RSS (jag använder Reeder). Sen är ju jag twitterfantast så självklart tycker jag du ska passa på att twittra lite. Arbetslitteratur tycker jag dessutom går finfint att läsa som e-böcker, både på telefonen och iPaden. Alltid tillgängligt till skillnad från den fysiska bokhyllan!
  • Använd snabbkommandon istället för menyrader. Fundera ut vilka program du använder mest och vilka funktioner. Sen tar du reda på snabbknapparna. Att använda musen tar längre tid och personligen tycker jag den är ett störmoment i mitt flyt. Några av de jag använder mest i Windows är windowstangent + L (låsa datorn), windowstangent + S (skärmdump) och windowstangent + siffra (startar programmen i din taskbar) samt windowstangent + M (minimerar alla fönster och ger dig skrivbordsläget).  Lär dig de vanligaste redigeringsknapparna såsom fet text, menystorlekar och liknande.
  • Ta kontrollen över din e-post. Avsluta alla nyhetsbrev och skaffa en RSS där du läser det när det passar dig. Dela upp mailen i sektioner så du kan filtrera bort det vardagliga ”spammet”. I mitt fall t ex Yammer och tidrapporteringssystemet *host*. Stäng av notifieringen i datorn (telefonen vibrerar ju ändå till) så du inte tappar fokus.
  • Använd en lösenordstjänst. Jag har precis allt jag kan på auto-inlog. Såväl totalt handikappande när jag jobbar från andra miljöer (vilket iofs typ aldrig sker) men så otroligt skönt att slippa hålla koll och skriva in trehundra olika lösenord varje dag. Jag använder LastPass.

Jag tillhör den ålderskategorin som fick lära oss att skriva på tangentbord i skolan, jag tyckte det var urkul med alla program som lärde en att skriva fort. Så jag skriver väldigt fort. För mig går det betydligt snabbare med hjälp av ett tangentbord än med en penna. Samt att med tangentbord så blir jag dynamisk och kan klistra in länkar och kopplingar i dokument. Här kan du prova hur snabb du själv är. Börja öva dig att bli snabbare och gör testet lite då och då så kommer du märka stora förändring.

PhraseExpress hade jag inte hört talas om innan så det ska jag ta och testa den närmaste tiden.

Etiketter:, ,

Teknikfrågan

5 Okt

det skulle kunna vara genant att stå i fotobutiken och lägga en beställning på en snordyr kamera när man inte kan svänga sig med rätt vokabulär. Inte förstår alla termer. Men det är det inte. För jag vet precis vad jag vill ha och behöver.

Med det citatet säger UnderbaraClara det så bra. Ovanstående citat kan så lätt appliceras på konsultbranschen och dess projektledare eller bara det att vara bra på det du gör utan de korrekta titlarna och/eller certifieringarna. Men det jag tycker är mest viktigt i det hon ger uttryck för – och det som är så enormt viktigt i en projektledares vardag. Försök aldrig att slänga dig med tekniska termer eller begrepp inför dina utvecklare/IT-arkitekter om du inte är helt säker på att du behärskar det. Och förmodligen så klarar vi (som projektledare) inte att behärska just den aspekten.

Istället ska du förklara behoven utifrån ditt eget och användarnas språk. Enligt mitt synsätt är det (nästan) endast så teknik och verksamhet kan mötas.  Och utvecklas. När vi ifrågasätter varandra så utvecklas vi.

UnderbaraClara kanske inte vet vad hon söker när det gäller bländaröppning, optik eller så. Men hon vet exakt vilken funktionalitet hon är ute efter. Hon vet om hon fotar mycket i miljöer som kräver närbilder,  porträttbilder, naturlandskap, ljuskänslighet och/eller smidighet i kamerans vikt eller byte av objektiv. Hennes blogg är verkligen ett bevis på att man inte ska underskatta henne som kravställare. Och det är vårt jobb som projektledare att fånga in detta och omvandla det till krav.  Vi måste se och lyssna.

Etiketter:, ,

PowerPoint – ett verktyg för visualisering eller dina talepunkter?

3 Okt

En hel del av mitt Facebookflöde brukar vid den här tiden på dygnet (21-tiden) börja skriva om att de sitter och producerar en PowerPoint inför nästa dags möte. Sånt gör mig alltid lite nyfiken på hur en sån PowerPoint egentligen ser ut på nästa dags möte. Jag kastar sten i glashus just nu – för om jag gör en presentation kvällen innan ett möte så är det stor sannolikhet för att den är för min skull. Vilket är typ den sämsta utgångspunkten för en presentation. Om jag gör en presentation kvällen innan ett möte så består den oftare av de klassiska exemplena på vad du absolut inte ska göra (och det händer tyvärr alldeles för ofta). Det som sker då är att jag börjar min presentation i ett verktyg istället för att fundera ut vad jag egentligen vill säga och förmedla. Jag skapar punktlistor som egentligen är till för mig snarare än läsaren/mottagaren.

  1. Varför gör vi sånt? För att vi kommer undan med det eller för att vi inte bryr oss tillräckligt mycket om mottagaren? Eller att vi inte fått utbildningen i hur man gör? Varken i verktygen eller i själva projektledandet. Alldeles för mycket av det som är projektledning ”på riktigt” finns ofta inte i mallar, böcker eller manualer. Är i alla fall min erfarenhet.

Jag blir hur som helst lika arg på mig själv varje gång jag gör ovanstående misstag. Måste varje möte ha en PowerPoint som grund? Knappast. Ska snart tipsa om en av mina favoritböcker för att leda arbetsmöten… den råkar bara vara lite borttappad just nu. Till daglig dags tycker jag de flesta projektledare borde strunta stenhårt i PowerPoint och fokusera mer på själva mötet och mötesformen. Sluta använda presentationsverktygen som ditt talmanus. Tyvärr är detta ingen helt enkel sak för min erfarenhet är att de flesta organisationer har ganska dåliga verktyg för att plocka upp vad andra har gjort inom det egna området. Så vi behöver helt enkelt sitta och starta på ruta ett varje gång. För att ytterligare bygga på komplexiteten så sker ibland den bästa dokumentationen via PowerPoint.

Inför stora workshops, kick-offer, presentationer och/eller utbildningar går den största tiden för mig åt att planera och producera ett talmanus, sen leta bilder (öff, ett hopplöst område om ditt företag inte har en bildbank av hyfsad kvalité), sen pussla ihop allting till en helhet. Därefter att hålla själva presentationen.

Jag har förmånen av att jobba för ett företag där vi har en intern sökfunktion där jag kan leta rätt på vad andra gjort inom olika områden. Därefter kan jag utveckla och (oftast) förbättra existerande material. Det är ett suveränt stöd men såklart kan det göras ännu bättre. Tills det ännu bättre stödet är på plats så gillar jag dock verkligen Slideshare som komplement. Sök på ditt ämne och jag nästan lovar att någon har gjort en grymt bra presentation som du kan inspireras av. Hittar du inget inom ditt område så tycker jag du ska kolla in Jessedee och varför du (förmodligen) suger på PowerPoint eller bara stjäl hans presentation.

Etiketter:,

Tidrapportering – inte enkelt för alla

3 Okt

Idag var en bra dag. Fast mycket stressig på grund av onödigt mycket strul. Förmiddagen spenderades i en projektplan där jag och en annan projektledare involverad i ”mitt” projekt gick igenom vad som skulle göras och bästa sättet att göra det vi ska göra. Ett konstruktivt och givande möte. Där tiden vi la ner på planering känns som om det kommer generera stor nytta och sparad tid på totala projektet och samarbetet framöver. Det kommer bli en bra projektplan.

På väg från mötet inträffade dagens strul #1. Tunnelbanelinjen låg nere på grund av en olycka och alla resande rekommenderades att använda annat färdmedel. I mitt fall valde jag taxi genom stan då bussar inte tog mig direkt dit jag ville och innebar förlust i arbetstid. Taxialternativet blev dock mest ett stillasittande i köer. Utöver att förlora ”fysisk” tid så var fjärråtkomst via Citrix i en taxi inte något som fungerade optimalt i en situation när jag som mest behövde det. Att Citrix:en inte fungerade blev (onödig) stressorsak #2.

Strul #3 var att jag inte sedan i fredags kunnat accessa mitt tidsrapporteringssystem. Av någon anledning har min dator vägrat alla https-adresser i ett par dagar. Vette sjutton varför. Men det gjorde ju att en rad skarpa mail från faktureringen började dyka upp imorse (såklart, jag orsakade ju en propp i deras arbete) och min stressnivå gick inte direkt ner. Sen att jag valde att ignorera problemet redan i torsdags och tänkte att det skulle vara löst tills imorse. My bad. Jag är den första att erkänna att tidrapportering är en svaghet. Jag loggar allt jag gör väldigt ordentligt i Outlook eftersom jag har flera kunder och behöver specificera min tid mer än bara vilken kund jag lägger tid på… att tidrapporteringen inte stödjer samma hantering gör att jag tycker det blir ett hinder i min vardag.

Strul #4 vill jag inte klassa som ett strul. Gruset i maskineriet var dock att jag behövde ändra om i min tänkta plan för dagen. Akuta behov satte käppar i hjulet för min planering och med alla problem med logistik och basala IT-funktioner som inte fungerade så var omkastningen av arbetsuppgifter inte helt lätt. Sådant strul (omkastning av schema) är dessutom något jag kan tycka är enormt tillfredsställande när det väl är löst. Att jag har styrkan att prioritera, leverera och hantera det utanför den tänkta planen. Såklart jag för projektets skulle inte älskar strul och problem. Däremot kan jag se att en av mina största styrkor ligger i att hantera sådana situationer.

Väl hemkommen så satte jag mig framför RSS:en och snubblade över ett inlägg av en av mina favoriter, Jonas Söderströms blogg om Jävla skitsystem och hemtjänstpersonal som får ökad stress genom sitt planeringssystem. Då får man lite perspektiv på vardagen och ens egna triviala problem med tidrapporteringen. Min tidrapportering har dessutom en direkt nytta eftersom jag är konsult och min tid på det sättet ”räknas”. Är så verkligen fallet med varje minut av en hemtjänstpersonals tid? Jag har jobbat i kommunal sektor. Jag har jobbat med att upphandla verksamhetssystem för hemtjänstpersonal. Det här är verkligen ett område jag kan få en halv hjärtattack över ju mer jag tänker på det. Att ett av de mest (i min mening) utsatta, underbetalda och underskattade yrkena inte har system som stödjer deras vardag. Eller möjligheten för anhöriga att ta del av vad som sker i vården. Så får det bara inte vara. En anställd inom hemtjänsten ska fokusera på det som de gör bäst. Ta hand om en vårdtagare/brukare/klient/kund (eller vilket modeord som nu är i ropet). IT och andra stödtjänster ska effektivisera detta och absolut inte ta onödig tid i anspråk.

Etiketter:,

Jag är ingen bluff

30 Sep

Via Rockspindeln på Twitter hittade jag på en krönika av Sofia Rasmussen, ”Är du en bluff?”.  Krönikan baserar sig på att Kairos Future har gjort en undersökning som visar att  en tredjedel av alla medarbetare har känt oro över att avslöjas som en bluff i arbetslivet. Bland kvinnorna är det närmare fyra av tio som ibland känner sig som en bluff. Det är ju helt förkrossande ju mer man tänker på det.

Tydligen är det så att ju högre utbildning –  desto större oro för att vara en bluff. Jag känner mig inte alls som en bluff. Faktiskt tycker jag att jag har all rätt att klappa mig själv på axeln och vara stolt över det jag åstadkommit hittills. Men krönikan tar ändå skruv hos mig för jag känner så väl igen den i vad jag och mina vänner och kollegor pratar om. När har man tillräckligt stor erfarenhet av något för att klassa sig själv som senior? Eller bara kunnig inom området. Det där pytteprojektet inom Scrum/Kanban/Lean kan väl knappast räknas som erfarenhet? Att jag har varit projektledare för ett 20 miljoner plus-projekt inom offentlig sektor räknas väl knappast mot ett inom det däringa management consulting som är så hett.  Såklart det gör! Om ni bara visste hur sjukt imponerande den första är. Fast den andra är högre värderad. Oftast.

Konsultvärlden tycker jag ibland uppmuntrar ett dåligt beteende på den här fronten. Certifieringar och diplom går före rekommendationer och erfarenhet. Och erfarenhet tenderar att vara något selektivt. Du är ditt CV men ditt CV är från början till viss del censurerat. Tycker att branschen sällan vågar pröva det som inte är ett säkert kort. Det finns en klar (men inte uttalad) uppfattning om vilka kunder som är ”coola” och vilka som står lite lägre i rank. Till viss del beror ju såklart detta på att det är kundens marknad. Jag är så himla glad att jag inte känner mig som en bluff och att jag har arbetsgivare och omvärld som hela tiden uppmuntrat mig och min kompetens.

Jag är ingen bluff. Och det är inte du heller. Våga inte tro något annat.

Etiketter:,

Ett stort steg för Excel

27 Sep

Idag har jag spenderat ganska precis hela dagen i Excel. Först genomgång av en riskanalys (på SharePoint) och klassificering av risker mot olika kategorier. Därefter kostnads- och nyttokalkylering för hela slanten för vad ett SharePoint-projekt genererar för nyttor/kostnader med utgångspunkt i:
1. Direkta nyttor.
2. Indirekta nyttor.
3. Svårbedömda nyttor.

Allt enligt PENG-modellen. Otroligt nyttigt och fantastiskt bra underlag att ha med sig inför och längst med ett stort förändringsprojekt.

Som lite strössel efter det så skapade jag en (början till) kravspecifikation av SharePoint 2010 på ett antal områden. Vilket vi ska prata mer om under veckan.

Nu är jag lite spak. Vi ses en annan dag. Det jag ville säga var att mitt förhållande till Excel har förändrats drastiskt de senaste veckorna. Idag tog vi dock ett så pass stort steg att jag la till det på min taskbar.

Etiketter:, , ,

Helgen som gick

25 Sep

Helgen blev en ovanligt lugn och isolerad helg. Jag har en viss tendens till att vara drottningen av att ha ett alldeles för fullt schema. Inser när jag har såna här helger att jag är raka motsatsen till min mamma på vissa sätt. Hon tyckte om att ha bekväma kläder under veckan (på grund av sitt jobb) och klä upp sig på helgen. Jag fungerar på omvänt sätt, jag gillar att klä upp mig under veckan men sunka ner mig under helgen är ju rena rama himmelriket. Förstå att slippa smink, höga klackar och piffiga frisyrer.

Den här helgen fanns det dessutom en alldeles utmärkt ursäkt för att kliva ner i osedvanligt slappa kläder. Nämligen den när man ska vara hundvakt.

Så i valet mellan staden och landet så valdes det lite mer hundvänliga alternativet landet. Eftersom vädret var med oss så blev det långa, långa promenader och svampplockning i höstfärgade skogar. Och eftersom hunden säkerligen har någon form av bokstavskombination (och förmodligen flera tunga drogberoenden) så blev det mindre av seriöst bloggande och mer av att ränna runt och försöka ta lite dåliga foton i farten.

Nej, men jag hänger här för att jag gillar dig, inte för att du lagar mat eller så.

Man kan säga att jag i helgen var som en sån där mysbloggare som finns och sprids som ett ebola-virus. Fast med betydligt sämre fotokvalité. Ledsen för det.

Men gissa om jag är utvilad till tänderna och redo för en vecka med höga klackar och PENG-analys. Tänkte även tipsa om en av de bästa böckerna jag vet gällande arbetsmöten och projektledning.

Fortsättning följer… om PENG-analysen och projektledning alltså.

Etiketter:,

En app om projektledning

16 Sep

ProjektStegen har en blogg jag följer, nu har de också tagit fram en app om projektledning. Tycker det var ett roligt initiativ så tog och laddade hem den.

Appen (som är gratis) innehåller framförallt blogginlägg, filmklipp och checklistor. Upplägget är enkelt att förstå sig på men innehållsmässigt är den ännu lite tunn. Och tyvärr måste jag säga att jag tycker det här upplägget fungerar bättre som hemsida än app. Bloggar läser jag via RSS och checklistor och annat behöver vara dynamiska och det tillhandahålls oftast inom de största projektmodellerna som jag jobbar med.

Jag tycker om ProjektStegens transparens när det gäller att dela med sig av tips, tricks och mallar men förordar ändå hemsidan. Ingen wow-faktor på den här appen helt enkelt.

 

Etiketter:

%d bloggers like this: