Vi måste prata om det här med möten som inte sker fysiskt. Det vill säga alla former av möten via telefon, video, webb och sånt. De senaste två veckorna har jag suttit i ovanligt många olika former av sådana vilket gjort att jag funderat extra på området. Jag tycker att det finns ett lite väl okritiskt hyllande av det här med mötesformer på andra sätt än att sitta i samma rum. Så jag tänkte ge min syn på saken och gräva ner mig lite i de olika mötesformerna.
Möten. Att sitta i möten. Det är något jag tycker vi överlag borde ägna oss betydligt mer tid åt att fundera över och effektivisera. Jag tror att de flesta organisationer skulle må bättre och få mycket nytta av att se över sina mötesformer. Jag tror vi skulle få ut väldigt mycket av att korrigera väldigt lite.
Generellt sett tycker jag det inte är tekniken det är fel på utan att vi har dålig möteskultur. Vilket inte är speciellt konstigt för hur många av oss har egentligen fått en utbildning i hur man bedriver effektiva möten? Jag gick min första kurs detta år. Sen har jag i och för sig gått kurser i olika mötes- och workshopmetoder under åren men ändå. Möten kan vara otroligt ineffektiva. Och problemet är ju lite att det räcker inte att utbilda en utan här måste vi ha ett helhetsgrepp och en ömsesidig uppfattning.
Jag har letat en hel del efter litteratur om hur man bäst bedriver möten när man har deltagare via andra kanaler. Men jag tycker det är ett bristområde. För helt klart är att ett möte där man inte har alla deltagare i fysisk form behöver bedrivas på ett annat sätt. Hur vi pratar och beter oss kan inte ske likadant som när vi har alla i samma rum. Men det är det få som talar om.
Telefonmöten
Med telefonmöten menar jag ett möte där en eller flera deltagare ringer in. Häromdagen ringde jag till exempel in till ett möte där vår Sverige-chef höll en information. Det fungerade i stort sett alldeles perfekt. Jag kunde gå runt hemma och städa medan jag lyssnade på informationen. Ljudet var högt och tydligt och jag fick samma information som de i mötena. Så i fall när man enbart ska lyssna tycker jag telefonmöten fungerar väldigt bra.
Nackdelarna är att mötesledaren tenderar att glömma bort de på telefonen. Syns du inte så hörs du inte och så vidare. Språk och tal hos mötesdeltagaren är sällan (enligt min erfarenhet) anpassade utifrån att deltagare inte ser ledaren. Det visas powerpoints och/eller så hör deltagaren inte vilka frågor som ställs hos deltagarna och moderatorn/ledaren upprepar dem inte. Men ändock. Ska det enbart ges en information rakt ut så tycker jag telefonmöten är en bra form. I ett tidigare liv var jag kommunal tjänsteman. Då hade det varit perfekt att ta till sig exempelvis ett budgetfullmäktige via att lyssna i telefonen (de flesta sådana livesänds dock). Eller ett ”månadsbrev” från kommundirektören till exempel.
Videokonferens
Jag hade en videokonferens precis nyligen. Med videokonferens menas att det finns en färdig lösning för att visa olika rum med personer. Rummet är riggad med en stor tv med video och högtalare.
I mitt fall var vi var max tre personer på ”varje sida kameran” och med dubbla skärmar. På ena skärmen såg vi personerna i andra lokalen och på den andra det dokumentet (i det här fallet Excel) som vi skulle gå igenom. Antalet deltagare var relativt begränsat, ämnet specificerat och bra utrustning gjorde att detta fungerade ganska klockrent. Ljudet ljöd perfekt och även om dokumentet stod i fokus så var det ytterst uppskattat att vi såg varandra samtidigt. Att se varandra samtidigt som ljudet är bra minimerar risken för att prata i munnen på varandra.
Jag tycker videomöten fungerar riktigt bra så länge kretsen personer är starkt begränsat och dagordningen för mötet väldigt tydlig. Avstämningar utifrån existerande dokumentation fungerar och likaså att t ex två projektledare/medarbetare kör en avstämning. Att leda möten på det här sättet är däremot min erfarenhet att det fungerar sämre. Att det fungerar bygger på att alla behöver delta, men så fort det innebär presentation och länge monologer så är det (nästan) enbart dåligt. Då tappar man all dynamik som det fysiska mötet ger och kräver.
Webbmöten
Med webbmöten menar jag att det finns ett fysiskt möte men personer kan också ansluta sig och via högtalare/telefon och se ”samma skärm” som de i det fysiska mötet. Jag tror att det vanligaste är att en powerpoint visas och mötesledaren pratar runt. Och man ansluter sig via datorn. Det här är nog den mötesform jag är mest skeptisk mot. Min erfarenhet är att det alltid blir cirka 10 minuters försening innan mötet kan starta. Det är banne mig alltid teknikstrul. Mötesledaren tenderar att anpassa minst 70% tiden utifrån personerna den har framför sig snarare än att leda mötet som om det är deltagare även ”utifrån”. Och det som är det värsta är att man aldrig vet hur bra man hörs när man ska delta som ”distansdeltagare”. Hör de varje ord jag säger? Möten via datorer har också nackdelen att rummet sällan möbleras utifrån att även de som ansluter via extern koppling ska höras. Jag kan vara glad om jag hör vad 50% av rummet säger. Allt annat är ett mummel. Dessutom känns det ofta som att jag är exkluderad snarare än inkluderad i mötet. Som mötesledare brukar jag alltid känna en ganska stor osäkerhet för att det är svårt att få till en dynamik och ovanpå det veta om den tekniska kvalitén är tillräckligt bra.
Såna här möten anser jag bör bedrivas i extremt liten form. Ett lyckat exempel är häromveckan när jag och en leverantör gick igenom en kravspecifikation. Då gick vi igenom krav för krav och allting dokumenterades direkt i dokumentet. Det var ok för vi var få deltagare och ämnet tydligt. Men ett vanligt projektmöte som webbmöte? Jag säger nej tack.
Sammanfattning
Möten på distans kan absolut fungera är min erfarenhet. Men det ställer krav på oss projektledare att vi faktiskt planerar ett distansmöte i mycket högre utsträckning. Distansmöten är inte per automatik ”praktiskt”… men det kan faktiskt vara väldigt effektivt. För om vi är få personer och träffas fysiskt så gillar vi att prata om ganska mycket annat, ett distansmöte tvingar oss mer att vara ”effektiva”. Men ju fler personer inblandade desto sämre kvalitet får vi på mötet anser jag. Personer som ansluter till mötet deltar inte för det är helt enkelt för mycket osäkra parametrar.
Etiketter:att leda möten, IT, Mitt liv som konsult, projektledning, Typsikt dåligt!
