Imorgon ska jag och mitt projektteam ha en workshop med fokus krav(fångst). Det vill säga, vi ska dokumentera/fånga in vilka behov användarna har för att kunden därefter ska kunna hitta/beställa en produkt som löser detta. För att generalisera vad en projektledare gör.
Jag tänkte berätta lite hur jag förbereder en sådan workshop som ovanstående uppdrag kräver. Det här må låta väldigt it-specifikt men jag skulle vilja sticka ut hakan och säga att detta är ett förhållningssätt (iaf) alla större verksamhetsprojekt behöver mer av. Vad är det vi behöver och varför? Att arbeta enligt agil metodik (Scrum/Kanban/Lean) är nästan en förutsättning för moderna projektledare . Det fina i kråksången är att det inte handlar om metodiken främst (i mitt tycke) utan om själva förhållningssättet och förmågan att realisera det, vilket varje projektledare av kvalitet har. Oavsett vilken metodik ”vi” är vana vid.
I det här specifika fallet har vi genomfört en tidigare workshop där vi använt fördomsprofilering/personas/målgruppsanalys och identifierat en rad roller i organisationen samt vad de gör. Nu ska vi försöka fastställa vad de egentligen behöver och varför utifrån målet.
För att genomföra allt detta ovanstående har jag idag:
- Identifierat vad som är vår SRARR. Vilket står för att definiera Syfte, Resultat, Arbetsgång, Roller, Regler och presentera det på workshopen.
- Förklara varför vi kravställer och vad ett krav egentligen är. Visualisering och exemplifiering is the shit i detta fall. Och här finns det oändligt med bra material såväl internt som ute på the internetz. Jag lovar. Men vad du än gör, visualisera.
- En kort sammanfattning över de fördomsprofileringar/personas/målgruppsanalyser som framkom på föregående workshop.
- Arbetsgången blir att det finns två rum med ett antal ”byggplast” uppsatta i varje rum, på varje byggplast finns ett funktionsområde som grupperna ska kravställa.
- Slutligen sker någon form av sammanställning och berättelse över hur resultatet kommer återkopplas och dokumenteras.
- Dokumentationen sänds ut. Inom ett par timmar från workshopen via mindmapping-program samt ett mer detaljerat schema i Excel. Jag älskar dokumentation ”på väggen” under ett möte, men jag vill också hävda att du också bör få ner den digitalt. Här är jag lite motståndare/bakåtsträvare till det agila men ofta är min erfarenhet att det du gör behöver spridas utanför ”kretsen”. Så ta höjd för det direkt.
Som förberedelse idag har jag därför:
- Gjort en presentation i powerpoint. Ppt:en innehåller en SRARR och visualisering av kravarbetet. Här förklaras varför vi gör det vi gör och hur det ska gå till. Och genom en SRARR vad jag förväntar mig.
- Klippt till byggplasten som ska användas med hjälp av en kollega.
Som projektledare är det lite olika hur mycket erfarenhet man har på kundens område och verksamhet. Men oavsett hur mycket eller lite man kan om en verksamhet så tycker jag att en nyckelfaktor för mig som projektledare är att genomföra en workshop i ”teorin”. Det innebär att jag alltid sätter mig ner och försöker identifiera det jag tror kommer hanteras under workshopen och pröva det jag arbetat fram ”praktiskt”. På så sätt är du så mycket mer förberedd för vad som kommer hända.
Sist av allt så tar jag min hatkärlek i hand och går hem för kvällen. Och med hatkärlek så menar jag (rull)väskan med all byggplast, post-its, prioriteringar och pennor och så vidare. Jag älskar att det finns en väska som samlar allt jag behöver för en avancerad workshop, jag behöver aldrig oroa mig över att lappar är slut eller att byggplasten håller på att ta slut. Jag kan bara hämta ut en väska med det jag behöver. Men kan vi tala ut om det här att det är en r u l l v ä s k a?!
