Tänkte skriva lite om några de programvaror som jag använder i jobbet. Några är självskrivna, såsom Excel, Visio, PowerPoint, Outlook och Word. Den sistnämnda använder jag dock väldigt lite. Min relation till Excel är för övrigt tämligen väldokumenterad här på bloggen, bland annat här.
Kan vara bra att tillägga att samtliga kostnader för licenser och liknande är tillhandahållet av min arbetsgivare och ingenting är sponsorat. Inte för att jag har någonting emot den senare, det är mest för att erbjudandena inte haglar över mig av någon konstig anledning.
Generellt sett får man prova nästan allting fritt i 14-30 dagar så ladda ner och testa dig fram… om din arbetsgivare tillåter fri nedladdning vill säga. Det bästa är dock att vända sig till sin chef och it-enhet och höra vilka licenser som finns, den senare kan flagga för om de märker ett behov och grupplicenser är ofta bra mycket billigare än singelvarianter.
Anteckningar i OneNote
Det program jag använder mest är utan tvekan OneNote. Det är lite att jämföra med en digital pärm och anteckningsbok i ett… fast med sök och integration mot andra program. Istället för att samla anteckningar i mappar eller filer så har jag allt på en plats i OneNote, och allting automatsparas så det behöver jag aldrig tänka på. En av de största styrkorna som jag ser är det faktum att jag kan ha en ”anteckningsbok” för varje projekt/kund och därefter underkategorier såsom planeringsmöten, styrgruppsmöten och liknande filtreringar som jag skriver anteckningar under. Jag behöver inte leta i filer och mappar, att växla mellan arbetsområden är enkelt då allt är samlat i en struktur. Jag rekommenderar varmt att lära sig ett digitalt anteckningsverktyg istället för fysiska anteckningsböcker. Det sparar tid, allt är återsökningsbart och du kan integrera text, bild och ljud i en och samma anteckning… och det tynger inte handväskan.
Har tidigare skrivit om det liknande gratisalternativet Evernote, som jag verkligen tycker är förträffligt för privat bruk men i arbetet så vill jag ha möjligheten till underkategorier och OneNote skalar informationen bättre för mina behov. Ytterligare en fördel med OneNote är att jag enkelt kan dela anteckningsböcker med andra personer och när jag är färdig hos en kund brukar de nästan alltid få mina anteckningar. Väldigt uppskattat.
Får jag ett mail (i Outlook 2010) som jag vill spara, t ex om det finns ett bifogat dokument så behöver jag inte spara ner det utan trycker bara på ”skicka till OneNote” och anger under vilken kategori mailet ska placeras.
Samma sak om jag vill ta en skärmdump (från PC), då trycker jag bara Windowstangent + S och anger var skärmdumpen ska sparas. Därifrån kan jag sen göra enklare redigering.
På minussidan så ligger att molnstödet lämnar utrymme för utveckling och jag skulle verkligen, verkligen önska att jag kunde rita direkt i appen från ipaden och på så sätt få in det jag föredrar att skissa för hand.
Chatt och videsamtal med Lync/Skype
Jag jobbar mycket med intern effektivitet och informationsstyrning, ett exempel på det är att flytta strategisk information (från t ex ledning till medarbetare) från e-post till en mer lämpad yta, oftast intranät. På samma sätt är det mer effektivt att mellan personer avhandla det mesta (eller i alla fall mer än vi tror) via en chattlösning snarare än att (återigen) belasta mailen och genomföra en dålig pingpong-match med dålig sökbarhet. Jag avskyr när mailen används som chatt.
(bilder från skype.com och lync.microsoft.com)
Jag har dagligen konversationer på Lync och Skype med tidigare kollegor, vänner och kollegor. Allt ifrån mjukare ämnen till arbetsrelaterat.
Mindmapping i imindmap
I synnerhet när jag har rollen som kravanalytiker så är jag beroende av ett mind mapping-program. Jag har testat ett femtontal och slutligen landat på att jag tycker bäst om imindmap. Kritiska faktorer för mig är att det ska vara enkelt att exportera till pdf, grafiskt tilltalande och tillhandahålla bra mallar. Med imindmap är det i synnerhet det grafiska jag tycker är mer tilltalande än andra alternativ. Det ser helt enkelt snyggare ut och jag kan infoga bilder och annat. Här är ett exempel från ThinkBuzans exempelsida:
Nu föredrar jag kanske en något mindre plottrig layout än just den ovan men möjligheterna är stora. Programmet finns även till Android och Apple, jag använder den senare och tycker det fungerar helt okej med lite efterjusteringar i datorn.
Det som är problematiskt med denna typen av program överlag är att ofta har man valt sitt eget föredragna program vilket gör samarbetsmöjligheterna nästan omöjliga. När andra dokumenterar mina workshops så är det orimligt att de ska behöva sätta sig in i ett nytt program… samtidigt som jag förlorar möjligheten att redigera i materialet. Använder man gratisversioner finns nästan aldrig möjligheten att exportera till jpeg, pdf eller liknande filformat och då blir man mer inlåst.
Skisser i Balsamiq
Min relation till Balsamiq är lite av en periodartad sådan, det krävs nästan att det är lite teknisk utveckling inblandat då det är en form av skissprogram för tekniska lösningar. Att jobba visuellt är jättebra men om något är för tydligt eller välarbetat så kan människor lätt hänga upp sig på färger, typsnitt och formuleringar. Med Balsamiq får man lite av det motsatta, extremt grova och gråa skisser och det går att bygga klickbara flöden. Använder det också för att visualisera kravspecifikationer och testa för egen del.
Övrigt
Så mycket mer invecklad är inte min arbetsvardag. Andra tjänster jag använder frekvent att ta och redigera skärmdumpar, Dropbox och bildredigering. Samt det som nästan styr min vardag.. snabbknappar och sökfönstret. Jag tycker inte om att leta efter saker, jag gillar att hitta det jag letar efter. Att flippra mellan menyer och mappar ger mig utslag, sökfönstret är min bästa vän (tillsammans med en snabb hårddisk).
Det jag inte har men saknar är prenumeration på en bra bildbank. Office.com och Flickr Creative Commons har väldigt mycket bra men jag upplever att det går betydligt snabbare att hitta och betala för en bild på exempelvis Fotolia.
Vilka är dina favoriter?
